Eine regulatorische Bestimmung sollte nicht allein auf Dokumenten beruhen. Es sollte rekonstruierbar sein, was geprüft wurde, was festgestellt wurde, was ungeklärt blieb und wie die abschließende menschliche Bestimmung zustande kam.
WEETRA strukturiert den evidentiellen Prozess hinter einer regulatorischen Bestimmung. Es verknüpft die geprüfte Dokumentation, die extrahierten Fakten, die Kontrollergebnisse, die Widersprüche, die Grenzen, die durchgeführte Nachbesserung und die Ereignisse der menschlichen Prüfung mit der endgültig versiegelten Bestimmung.
Je nach Prüfstufe und Mandat kann der Prozess belegbar machen:
Es folgt das WEETRA-Referenzmodell. Die Tiefe jeder Stufe und die daran geknüpften Ergebnisse hängen von der vereinbarten Prüfstufe und dem vertraglichen Umfang ab.
Dokumente treten über den kontrollierten Ablauf ein. Bei der Erfassung wird ein SHA-256-Hash berechnet, und jede Datei wird mit Dateiname, Größe, Typ, Hochladendem und Server-Zeitstempel erfasst.
Jede Datei wird zu einem erfassten Nachweisdatensatz. Datensätze sind nur anfügbar. Eine spätere Korrektur wird über einen Ersetzungsverweis mit dem Original verknüpft, statt es zu überschreiben.
Wesentliche Fakten werden extrahiert oder neu berechnet und als kanonische Fakten erfasst, jeweils an die stützende Quelle gebunden.
Ein strukturierter Satz von Kontrollen läuft innerhalb der evidentiellen Domänen und zwischen ihnen und vergleicht erklärte, extrahierte und, wo möglich, neu berechnete Werte.
Wo die Akte sich widerspricht oder eine Quelle eine Aussage nicht tragen kann, wird der Widerspruch oder die Grenze erfasst statt geglättet.
Sofern das Mandat es vorsieht, ergehen Klärungs- oder Korrekturanfragen, und ihre Ergebnisse werden erfasst.
Automatisierte Kontrollen schlagen vor; ein menschlicher Prüfer bestätigt oder lehnt ab. Kein Status wird automatisch vergeben.
Nur ein autorisierter Senior-Prüfer oder der Methodik-Verantwortliche darf eine Bestimmung versiegeln. Die Versiegelung erfasst Identität und Rolle des Prüfers, den Zeitstempel, die Entscheidung, ihre Begründung und die beteiligten Versions-Hashes.
Je nach Stufe werden ein versioniertes Evidence Manifest und ein Determination Package erstellt und bewahrt, verknüpft mit den exakt herangezogenen Versionen.
Eine später vorgelegte Datei kann mit einem erfassten Referenz-Hash verglichen werden, um zu bestätigen, ob es dieselbe Version ist.
Kein Nachweis wird stillschweigend ersetzt, und keine historische Version wird überschrieben.
Je nach Prüfstufe und Mandat kann das Paket enthalten:
Jede versiegelte Bestimmung bleibt mit den exakten Versionen der Fakten und Nachweise verknüpft, die im Moment der Entscheidung herangezogen wurden.
SHA-256 erlaubt es, eine vorgelegte Datei mit einem erfassten Referenz-Hash zu vergleichen.
Eine Übereinstimmung bestätigt, dass die vorgelegte Datei dieselbe Bytefolge hat wie die referenzierte WEETRA-Datei. Eine Nichtübereinstimmung zeigt an, dass die vorgelegte Datei nicht mit jener Referenzversion identisch ist.
Eine Nichtübereinstimmung kann von einer Bearbeitung, einer Formatkonvertierung, einem erneuten Speichern, einer Ersetzung, einer Beschädigung oder der Verwendung einer anderen Version herrühren. Es ist ein Unterschied in den Bytes, nicht mehr, und so wird er gelesen.
Das Paket kann einer Organisation helfen:
Das Paket kann als geordneter evidentieller Nachweis vorgelegt oder herangezogen werden, vorbehaltlich des anwendbaren Rechtsrahmens, der Vertraulichkeitsregeln und der eigenen Einschätzung des Empfängers.
Ein vollständiges kundenseitiges Evidence Manifest ist nicht automatisch enthalten.
Die Stufen beschreiben die Prüftiefe und den Paketaufbau. Sie sind keine Qualitätsnoten und stellen keine steigenden Garantien regulatorischer Akzeptanz dar.
Documented Evidentiary Due Diligence ist ein methodisches Konzept von WEETRA. Es bezeichnet kein eigenständiges gesetzliches Sorgfaltsregime.
Ein WEETRA Determination Package dokumentiert die durchgeführte Prüfung, die verfügbare evidentielle Basis, die festgestellten Grenzen und die zu einem bestimmten Zeitpunkt ergangene menschliche Bestimmung. Es überträgt nicht die regulatorische Verantwortung, die das Gesetz dem Anmelder, Betreiber, Importeur oder einem anderen verantwortlichen Akteur zuweist.
Ein Integritätsvergleich stellt weder Wahrheit, Echtheit, Urheberschaft noch regulatorische Gültigkeit des Inhalts eines Dokuments fest. WEETRA garantiert nicht, dass ein Prüfer, eine Zollbehörde, eine zuständige Behörde, ein Gericht oder ein Dritter zum selben Schluss gelangt oder das Paket ohne weitere Nachfragen akzeptiert.
WEETRA hilft Organisationen, von verstreuter Dokumentation zu einem strukturierten, prüfbaren und bewahrten Bestimmungsnachweis überzugehen.
