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证据治理

Documented Evidentiary Due Diligence 有据可查的证据尽职

一项监管判定不应仅仅依赖文件本身。人们应当能够重建:审阅了什么、发现了什么、什么仍未解决,以及最终的人工判定是如何作出的。

概念WEETRA 方法论
产出Determination Package
完整性SHA-256 参考哈希

WEETRA 构建一项监管判定背后的证据过程。它将所审阅的文件、所提取的事实、控制结果、矛盾、限制、所执行的整改以及人工审阅事件,与最终密封的判定连接起来。

其结果不只是一份报告,而是一个得到保全、可供复核的证据状态。

有据可查的证据尽职意味着什么

视审阅层级与委托而定,该流程可以使以下各点变得可以证明:

  • 收到了哪些证据;
  • 它们何时进入受控流程;
  • 审阅的是哪个版本;
  • 提取或重算了哪些事实;
  • 哪一来源支撑每一项实质性事实;
  • 识别出哪些矛盾或文件缺口;
  • 发出了哪些澄清或整改请求;
  • 哪位人工审阅者确认或否定了某项拟议结论;
  • 哪一证据状态支撑了最终判定。
尽职并不能消除不确定性。它使所做的工作、所依据的基础,以及当时已知的限制变得可以证明。

WEETRA 参考流程

以下为 WEETRA 的参考模型。每一阶段的深度及其对应交付物,取决于约定的审阅层级与合同范围。

  1. 01

    受控证据接收

    文件经受控流程进入。接收时计算 SHA-256 哈希,每个文件连同其文件名、大小、类型、上传者与服务器时间戳一并记录。

  2. 02

    证据登记与版本识别

    每个文件成为一条已登记的证据记录。记录仅可追加。后续更正通过替代引用与原件关联,而非将其覆盖。

  3. 03

    提取与规范事实登记

    实质性事实被提取或重算,并登记为规范事实,每一项都与支撑它的来源绑定。

  4. 04

    文件与计算控制

    一套结构化控制在各证据领域之内及之间执行,比对申报值、提取值以及在可能时的重算值。

  5. 05

    矛盾与限制记录

    凡卷宗自相矛盾,或某一来源无法支撑某项主张之处,矛盾或限制均被记录,而非被抹平。

  6. 06

    澄清与整改(如约定)

    委托有此约定时,发出澄清或更正请求,并记录其结果。

  7. 07

    人工审阅与判定

    自动控制提出建议;由人工审阅者确认或否定。任何状态都不会自动指派。

  8. 08

    判定封存

    只有获授权的资深审阅者或方法论负责人方可封存一项判定。封存会记录审阅者的身份与角色、时间戳、决定、其理由,以及所涉的版本哈希。

  9. 09

    Evidence Manifest 与档案保全

    视层级而定,构建并保全一份带版本的 Evidence Manifest 与一份 Determination Package,二者与所依据的确切版本相连。

  10. 10

    后续完整性核验

    日后提交的文件可与已记录的参考哈希比对,以确认是否为同一版本。

任何证据都不会被悄然替换,任何历史版本都不会被覆盖。

Determination Package

视审阅层级与委托而定,该档案可包含:

  • 最终 Determination Report;
  • 文件清单;
  • Evidence Manifest;
  • 证据登记册;
  • 规范事实登记册,或相关摘录;
  • 所依据的控制结果;
  • 矛盾与限制登记册;
  • 整改历史;
  • 人工审阅记录;
  • 判定封存记录;
  • SHA-256 参考哈希;
  • 档案与报告的版本信息。

每一份封存的判定,始终与作出决定当时所依据的事实与证据的确切版本相连。

从文件到一条解释链

  1. 源文件
  2. 已登记证据
  3. 提取或申报的事实
  4. 控制结果
  5. 矛盾或限制
  6. 人工审阅
  7. 判定
  8. 封存的报告
  9. 参考哈希与 manifest

文件版本与更正

  • 客户不能悄然删除或替换证据;
  • 错误的提交可通过一次受控的更正请求撤回;
  • 原件仍被保全;
  • 新版本被单独记录;
  • 被替代的版本仍可追溯;
  • 当前版本与历史版本绝不混淆。
更正不会抹去历史,而是新增一个有据可查的状态。

完整性核验

SHA-256 使一份提交的文件得以与一枚已记录的参考哈希比对。

匹配表明所提交的文件与所引用的 WEETRA 文件具有相同的字节序列。不匹配表明所提交的文件与该参考版本并不相同。

不匹配可能源于编辑、格式转换、重新保存、替换、损坏,或使用了另一版本。这仅仅是字节上的差异,别无其他,并且正是如此解读的。

该档案如何为组织提供支持

该档案可帮助一个组织:

  • 向内部审阅者呈现一份结构化的文件基础;
  • 为与获授权的 CBAM 申报人交换做准备;
  • 为受认可的核查人整理信息;
  • 更连贯地回应主管机关或与海关相关的问询;
  • 说明一项判定是如何作出的;
  • 将历史上被审阅的状态与日后的改动区分开;
  • 避免从零散的邮件与失控的文件版本中重建卷宗。
关于该档案的使用

该档案可作为一份有序的证据记录被呈现或援引,但须受适用法律框架、保密规则以及接收方自身判断的约束。

审阅层级

层级 I

初步文件审阅

  • 接收时计算哈希;
  • 内部证据登记;
  • 由人工封存的判定;
  • 受控的最终报告。

不自动包含面向客户的完整 Evidence Manifest。

层级 II

深入的一致性与可辩护性审阅

  • 扩展的文件映射;
  • 证据与矛盾登记册;
  • 约定时的整改历史;
  • 面向客户的 Evidence Manifest;
  • 所覆盖文件的哈希;
  • 结构化的 Determination Package。
层级 III

证据链的取证式审阅

  • 证据链的高级重建;
  • 对抗式审阅;
  • 更深入的矛盾分析;
  • 精确的版本关联;
  • 为外部审视做的强化准备;
  • 高级证据档案。

层级描述的是审阅的深度与档案的构建,并非质量评级,也不代表对监管接受度递增的保证。

明确边界

边界

Documented Evidentiary Due Diligence 是 WEETRA 的一个方法论概念,并不指代一项独立的法定尽职制度。

一份 WEETRA Determination Package 记录的是在某一确定时点所进行的审阅、可获得的证据基础、所识别的限制,以及所作出的人工判定。它并不转移法律赋予申报人、经营者、进口商或其他责任主体的监管责任。

完整性比对并不确立某一文件内容的真实性、真伪、作者身份或监管有效性。WEETRA 不保证核查人、海关机关、主管机关、法院或任何第三方会得出相同结论,或在不要求补充材料的情况下接受该档案。

证据治理

今天就保全那个明天或许需要解释的证据状态。

WEETRA 帮助各组织,从零散的文件走向一份结构化、可复核并得到保全的判定记录。